Excelと言えば、様々な仕事の事務作業で使われていますが、機能がありすぎて複雑で難しい…と感じている方も少なくないのではないでしょうか。
しかし、少しやり方を覚えるだけで、圧倒的に作業が楽になる技があるのです。
今回は医療現場で使えるExcel技について、Excel医先生にお聞きしました！
30代内科医。『全国民のExcelリテラシー上げたい』をテーマに発信中。
著書：『Excel医の見るだけでわかる! Excel最速仕事術（宝島社）』
なにも伝わらない学会の発表スライドに唖然としたことをきっかけに、現在はデザインを勉強中。
―――Excel医先生が「これは医療従事者の人が仕事初日に覚えるべき！」と思われるExcel技と、その理由についてお聞かせください！
Excel医先生：
ショートカット3選にしました。まずはこれだけ覚えましょう。
（1）こまめに【Ctrl+S】で保存するクセをつける
パソコンがフリーズして、数時間の作業がパーになる。
これ、パソコン初心者によくあります。こまめに【Ctrl+S】で上書き保存するクセをつけましょう。
（2）間違ってもあわてず【Ctrl+Z】で元に戻す
間違って入力したとき、いちいち削除して再入力するなんてことをしてはいけません。
あわてず【Ctrl+Z】で元に戻しましょう。
（3）ダブルクリックじゃなくて【F2】でセル編集
セルの内容を編集するとき、マウスでカーソルを合わせてダブルクリックしていませんか？
【F2】を押すと、選択しているセルの編集モードになります。こちらの方が断然早いです。
―――3選のご紹介、ありがとうございました！Excel医先生がExcelをマスターされるきっかけとなったのは、どのような出来事だったのでしょうか？
Excel医先生：
私の職場ではExcelで臨床データを集計していますが、そのExcelファイルは先人たちが作成した秘伝のタレ状態であり、正直いってめちゃくちゃでした。
ただでさえ忙しい日常臨床に加え、Excelの入力・編集作業にもかなりの時間を費やしていたのです。
「このままではまずい！」と思い、Excelに詳しい医療秘書さんに聞いて、Excelの資格試験（MOS；Microsoft Office Specialist）を受験したのがきっかけです。
―――まだまだ「難しそう…」というイメージで、Excelの勉強をためらっている人は多いと思います。学ぶことのメリットとは何でしょうか？
Excel医先生：
Excelを学ぶメリットは、ムダな作業時間を大幅に削減し、本来やるべきことに集中できることです。
Excelはとても汎用性の高い業務ソフトであり、病院内でExcelを使わない部署は恐らくないでしょう。
そんなExcelですが、勉強しないで使い続けていると、「Excelの機能を知っていれば5分で終わる集計作業を3時間かけて力業でやる」といったことが本当に起こります。
しかも当の本人は、これが正しいやり方だと思い込んでいるので、延々と効率の悪い方法でExcelを使い続けることになります。
Excelを基本からちゃんと学ぶことで大幅に時短・作業効率化ができ、本来あなたがやるべきことに集中できるようになるので、早いうちに学ぶことをお勧めします。
―――Excel医先生、本当にありがとうございました！
先生オススメのExcel技3選、いかがでしたでしょうか。
衝撃の経験談も、時短テクニックの大切さを物語っています。
始めからすべての操作を覚える必要はないのです。
まずは今回の3選から一つ選んで、ぜひ使ってみましょう！
Excel医先生はTwitterや著書「Excel医の見るだけでわかる! Excel最速仕事術」で仕事に活かせる時短テクニックを紹介されています。
ぜひチェックください！